WPS 与 Word 公文格式差异校验提示词（GB/T 9704-2012，可直接复制调用）

sowang

定位：用于 AI 做跨软件公文校验、风险点排查、输出统一整改清单；承接前面红头版式、Word 样式集、公报 / 公告 / 通告全套模板，适合机关公文流转、信创环境、双向交换文档。


一、极简快速调用版（日常校对、文员直接复制）

依据 GB/T 9704-2012，对文档执行【Word ↔ WPS 公文跨软件格式差异校验】。
任务：识别两类软件排版底层差异导致的公文错位风险，输出风险清单+统一整改操作。
校验范围：页面边距、文档网格、行距计算、字体映射、段落“对齐网格”、编号/制表位、红头版头、页码、印章/版式对象、保存格式。
核心风险锚点：
1. 文档网格+行距冲突：Word与WPS对“对齐到网格”解析不一致，多倍/最小值行距最容易跑版；公文必须固定值28磅。
2. 字体缺失映射：方正小标宋、仿宋_GB2312在Word常缺失，WPS内置；交换后自动替换字体导致版心变形。
3. 段前段后、孤行控制、分页规则渲染差异。
4. 浮动对象、文本框、红色分隔线、签章位置跨软件漂移。
5. 页码规则：单双页居空一字的细微渲染差异。

执行步骤：
① 先列出本次文档高风险项；
② 输出统一基准设置（Word、WPS两套操作路径）；
③ 输出校验清单，可逐条打勾；
④ 给出最佳交换格式与打印验证方法。

待校验文档信息：
文种：
来源软件：Word / WPS
目标打开软件：Word / WPS
是否红头、是否含图片/签章/表格：
是否已嵌入字体：


二、标准完整版（正式校核、模板下发、信创环境首选）

任务：按照 GB/T 9704-2012《党政机关公文格式》开展【Microsoft Word ↔ WPS文字】跨软件公文格式合规校验，输出可落地整改方案。
目标：消除“两边参数显示一致、打印预览/页数却不一致”的公文跑版问题。

一、底层差异（AI必须掌握）
1. 文档网格与行距计算机制不同
Word：网格对段落基线约束更强；多倍行距、最小值行距会被网格拉扯；
WPS：网格解析逻辑略有区别；同参数下页面行数、段落间隙容易出现细微偏差。
公文唯一稳定方案：正文行距强制【固定值28磅】；**取消勾选：如果定义了文档网格，则对齐到网格**；网格仅用于基准参考，不参与行距强制计算。

2. 字体生态差异（最常见失效点）
WPS（新版政企版）内置：方正小标宋简体、仿宋_GB2312、楷体_GB2312；
Word Windows默认通常不自带方正小标宋，打开WPS文档会自动替换为黑体，标题宽度、行尾换行、首页排版直接变动。
对策：统一安装全套公文字体；重要对外文件嵌入字体；模板内禁止使用WPS独有字体。

3. 页面与版心参数本身无冲突，但渲染缩放、DPI、视图模式会制造视觉差异
页边距A4：上37mm、下35mm、左28mm、右26mm；版心156mm×225mm，两者标准参数一致；差异不在参数数字，而在网格+行距叠加后的行高累积误差。

4. 浮动元素、红头线条、印章、文本框、图文混排
红色分隔线、版头、公章图片、文本框锚点、环绕方式，跨软件极易上下左右偏移；红头公文尽量少用浮动文本框，优先原生段落排版。

5. 编号、制表位、缩进、自动多级列表
Word与WPS对自动编号、制表位、悬挂缩进解析存在细微差别；正式公文**禁用自动多级列表**，采用手动规范序号：一、（一）1.（1）。

6. 页码与版记
国标页码：四号半角宋体，单页码居右空一字，双页码居左空一字；两者参数一致，但页脚边距、版记最后一页布局偶有差异；最终以打印/PDF输出为准。

二、统一基准设置（Word路径 + WPS路径都写清）
全局页面：A4；上3.7cm、下3.5cm、左2.8cm、右2.6cm；文档网格→指定行和字符网格，每页22行、每行28字。
段落正文：三号仿宋_GB2312；首行缩进2字符；行距固定值28磅；段前0、段后0；孤行控制开启；**取消“对齐到网格”**。
标题：二号方正小标宋；居中；无缩进；固定值36磅；多行梯形/菱形排布。
层级：一、三号黑体；（一）三号楷体；1.、（1）三号仿宋。
红头分隔线：尽量用段落底框/横线，少用浮动形状；避免跨软件位移。

三、校验检查清单（逐条输出）
1. 字体清单：是否全部为仿宋_GB2312、方正小标宋、黑体、楷体_GB2312；有无WPS独有字体、Calibri等Office专属字体。
2. 行距：是否存在单倍/1.5倍/最小值行距；是否开启“对齐到网格”。
3. 网格：是否指定22行28字；网格与固定行距是否冲突。
4. 编号：是否依赖自动多级列表；序号标点是否规范。
5. 浮动对象：红头线、印章、图片、文本框环绕方式与锚点。
6. 版头/题注/落款：公报、公告、通告无主送机关；会议公报题注位置是否正确。
7. 页码：单双页空一字规则；版记是否落在最后一页版心内。
8. 保存格式：优先.docx；避免旧版.doc、.docm宏文件；重要定稿输出PDF/OFD作为官方定稿版本。

四、输出规则
1. 先给出结论：文档是否存在跨软件跑版风险；风险等级（低/中/高）。
2. 逐条列出风险点+触发原因+两边操作路径。
3. 输出“统一基准样式”文本，可直接复制进Word/WPS样式集。
4. 给出最终交付建议：定稿后统一软件打印；对外流转附PDF/OFD固化版式。
5. 不虚构国标；不把软件渲染差异当成参数错误；区分“参数错”和“跨软件解析差”。

待校验文档情况：
文种：
当前编辑软件：
接收方软件：
是否红头：
是否含图片/签章/表格：



三、质控・定稿交付校验版（用于对外发文、上级报送、模板验收）

任务：对公文做【Word/WPS跨软件交付最终校验】，目标是：无论对方用哪款软件打开，页数、换行、红头、落款、版记位置一致；严格依据 GB/T 9704-2012。

一、拦截红线（出现即整改）
❌ 正文使用多倍行距、最小值行距，未固定28磅；
❌ 段落勾选“如果定义了文档网格，则对齐到网格”；
❌ 标题字体依赖WPS内置方正小标宋，Word端未安装/未嵌入；
❌ 使用自动多级列表生成一、（一）1.（1）；
❌ 红头分隔线、版头文字、公章图片用浮动文本框/形状；
❌ 公报/公告/通告模板错误添加主送机关占位；
❌ 成文日期使用中文数字、小数点简写；
❌ 只保存docx，不输出PDF/OFD固化定稿。

二、双向验证流程（AI输出给排版人员）
1. 在原发软件按统一基准设置；清除多余分页符、手动空行；
2. 另存为标准.docx；
3. 用另一款软件打开，不改动任何参数，直接看打印预览：核对首页标题位置、正文首行、落款位置、总页数、版记是否在末页；
4. 出现行数/页数不一致：优先排查“对齐网格”与行距冲突；其次排查字体替换；最后排查浮动对象；
5. 定稿：生成PDF/OFD作为正式对外版本；docx仅作为编辑稿。

三、输出要求
① 风险清单+整改动作；
② 统一基准段落参数（Word、WPS两套操作路径）；
③ 可直接复制的样式集参数；
④ 交付格式建议。

待审核文稿/模板：


四、配套：极简判断口诀（可嵌入所有公文提示词做记忆锚点）

参数一致≠排版一致；网格 + 行距是最大坑
固定 28 磅，关掉对齐网格，跨软件最稳
字体是隐形排版：WPS 自带小标宋，Word 容易丢字体、换黑体
自动编号、浮动红头线、文本框，跨软件最容易漂移
编辑用 docx，定稿必出 PDF/OFD 锁版式

五、串联完整工作流（你整套公文体系闭环）

文种区分提示词 → 公报 / 公告 / 通告起草提示词 → 红头版式提示词 → Word 样式集指令 → 本 WPS/Word 差异校验提示词 → 双向预览验证 → PDF/OFD 定稿