一套专门写「通知 / 函」的提示词模板库，新手直接复制

sowang

给你一套专门写「通知 / 函」的提示词模板库，完全贴合行政事业单位 + 国企语境，也兼容一般企业办公。

这两类是体制内最高频的公文，格式一旦错了，很容易被领导打回来，所以我会在模板里把格式要素、语气分寸、易错点都嵌进去。

一、先给你一个“秒懂区别表”（很重要）

文种	什么时候用	语气	典型场景
通知​	上级→下级 / 单位内部 / 转发文件	权威、明确、直接	放假安排、会议通知、印发制度
函​	平级单位 / 不相隶属单位之间	礼貌、协商、尊重	商请协助、征求意见、询问事项

口诀：上对下用“通知”，平对平用“函”。

用错文种，是体制内写材料的大忌。


二、万能「通知」提示词模板（首选）

适合：会议通知、工作部署、印发文件、放假安排等。

角色：请你扮演一位熟悉《党政机关公文处理工作条例》的办公室文秘。
任务：起草一份正式的《通知》。

基本信息：
1. 发文机关：[XX局办公室 / XX公司行政部]
2. 通知标题：《关于[事由]的通知》
3. 主送机关：[各区县分局 / 公司各部门 / 全体员工]
4. 通知事由：[简要说明为什么要发这个通知]
5. 核心内容：
   - 事项一：[具体安排，如：召开XX会议]
   - 事项二：[相关要求，如：报送XX材料]
   - 事项三：[时间节点，如：于X月X日前完成]

结构要求（标准通知格式）：
一、发文缘由（为什么发，依据是什么）
二、具体事项（分段写，条理清晰，含时间、地点、人员、内容）
三、落实要求（要高度重视、加强组织、按时报送等）
四、附件说明（如有）
五、落款（发文机关署名、日期）
六、联系方式（联系人：X先生，电话：XXX）

语言风格：严谨、简洁、准确，使用“请遵照执行”“请认真贯彻执行”等规范用语。
请在开头标注“[文号]”，结尾标注“[公章]”位置提示。


三、万能「函」提示词模板（首选）

适合：商请协助、征求意见、询问事项、答复问题。


角色：请你扮演一位有10年经验的办公室文秘。
任务：起草一份给[对方单位全称]的《公函》。

基本信息：
1. 发文机关：[我方单位全称]
2. 函的标题：《关于商请[事由]的函》 或 《关于[事由]征求意见的函》
3. 主送机关：[对方单位全称]
4. 背景说明：[为什么要发函，如：因工作需要/根据XX协议]
5. 商请事项：[具体希望对方做什么，如：协助查询XX数据/派员参加XX会议]
6. 回复时限：[如：请于X月X日前函复]

结构要求（标准公函格式）：
一、发函缘由（礼貌寒暄，说明背景和依据）
二、具体事项（清晰、具体地提出请求或告知情况，必要时分项列出）
三、结语（表达感谢、期盼回复，如：“妥否，请予函复”、“恳请大力支持为盼”）
四、落款（发文机关署名、日期）
五、联系方式（联系人、电话、地址）

语言风格：谦恭、得体、诚恳，体现平等协商的态度。多用“贵单位”“拟”“恳请”“商请”等敬语。
请在开头标注“[文号]”，结尾标注“[公章]”位置提示。



四、按场景细分的专用模板
1. 会议通知（最常用）

请起草一份《关于召开[会议名称]的通知》。
会议背景：[如：贯彻落实XX精神，总结部署XX工作]
会议时间：[X年X月X日（星期X）上午/下午X:X]
会议地点：[会议室名称/线上会议号]
参会人员：[如：各部门负责人、各子公司分管领导]
会议议程：
1. [议程一]
2. [议程二]
3. [议程三]
其他事项：
1. 请携带[XX文件/笔记本]；
2. 请于X月X日前扫码报名；
3. 联系人：[姓名]，电话：[号码]。
要求：语言简洁，要素齐全，重点突出会议纪律。



2. 放假/值班通知

请起草一份《关于[节日名称]放假安排及做好有关工作的通知》。
放假时间：X月X日至X月X日，共X天。X月X日（星期X）上班。
主要内容：
1. 放假安排：明确调休情况；
2. 值班值守：公布值班表，强调24小时在岗，突发事件第一时间报告；
3. 安全稳定：节前开展安全检查，关闭电源门窗，做好防火防盗；
4. 廉洁过节：重申中央八项规定精神，严禁违规吃喝、收送礼品。
要求：语气严肃，体现对安全和纪律的重视。


3. 商请协助函（平级单位）

我单位正在开展[XX专项工作]，需贵单位协助提供以下数据/支持：
1. [具体数据一，如：2026年1-6月XX行业产值数据]
2. [具体支持二，如：派1名XX领域专家参与评审]
以上材料请加盖公章后，于X月X日前反馈至我单位（邮箱/地址）。
此次工作事关[重要性]，恳请贵单位予以大力支持。
联系人：[姓名]，电话：[号码]。
请按此内容起草一份规范的《商请函》。



4. 印发文件通知（带附件）

请起草一份《关于印发<[文件名称]>的通知》。
该文件已经[XX会议/XX领导]审定通过，现印发给你们，请结合实际认真贯彻落实。
具体要求：
1. 提高思想认识，加强组织领导；
2. 明确责任分工，细化工作措施；
3. 加强督导检查，确保取得实效。
执行中遇到的问题，请及时反馈至[XX科室]。
附件：《[文件名称]》
请按此内容起草，格式规范。



五、进阶：纠错与润色5. 润色通知/函（提升专业度）

这是我起草的一份[通知/函]，感觉语气或措辞不够专业，请帮我润色：
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[粘贴原文]
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要求：
1. 调整为标准公文用语，去除口语化表达；
2. 通知要体现权威性，函要体现礼节性；
3. 检查是否存在歧义或漏洞；
4. 优化段落结构，使其更符合阅读习惯。


6. 转换文种（防止用错）

我之前写的是一份[通知/函]，但根据新的情况，可能需要改为[函/通知]。
请帮我分析原因，并将原文改写成正确的文种：
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[粘贴原文]
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要求：说明修改理由，并重点调整称谓、语气和结语。



六、避坑指南（通知/函常见雷区）

写完之后，可以追加这句让我帮你“排雷”：


请帮我审查这份[通知/函]，重点检查：
1. 文种是否正确？（上对下是通知，平对平是函）
2. 格式是否规范？（文号、标题、主送机关、落款、公章位置）
3. 要素是否齐全？（时间、地点、人物、事由、联系方式）
4. 语气是否得体？（通知是否太生硬？函是否太随意？）
5. 有无错别字或标点错误？（特别是单位名称、人名、数字）


七、实战示例（直接照抄）

场景：会议通知
角色：办公室文秘
任务：起草《关于召开2026年第三季度安全生产工作会议的通知》
主送：各部门、各子公司
时间：9月20日（周五）14:30
地点：总部一楼会议室
参会：主要负责人+安全员
要求：携带《隐患排查表》，不得缺席，14:15签到。
语气：严肃、明确、简洁。
场景：商请函
角色：XX局办公室文秘
任务：起草《关于商请协助提供XX领域数据的函》致XX委
事由：编制XX规划需要贵委掌握的XX行业近三年产值数据
语气：谦恭、诚恳、规范，体现对兄弟单位的尊重。

八、给你的一个“万能填空句”

以后写通知/函，直接套这个发给我：
“我是[单位]办公室的，需要起草一份[通知/关于XX事项的函]。主送[谁]，事由是[为什么发]，核心内容是[具体要干什么/要对方做什么]。请按标准公文格式写，语气要[权威/谦恭]，要素要齐全。”