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标题: 公文 PDF/OFD 固化版式校验提示词（GB/T 9704-2012，可直接复制调用） [打印本页]

作者: sowang 时间: 4 天前
标题: 公文 PDF/OFD 固化版式校验提示词（GB/T 9704-2012，可直接复制调用）
定位：承接前面全套公文模板、Word/WPS 跨软件差异校验；用于 AI 执行定稿固化、版式锁死、打印预检、电子公文合规校验；区分普通 PDF 与党政电子公文 OFD，适配机关内网、报送、对外公开、公报 / 公告 / 通告等普发公文。

一、极简快速调用版（日常定稿、文员一键复制）

依据 GB/T 9704-2012，执行公文【PDF/OFD固化版式校验】，目标杜绝传阅、打印、跨设备打开跑版、字体丢失、位移错乱。
校验对象：Word/WPS源文档 → 导出PDF / 生成OFD电子公文
核心校验项：
1. 字体：是否完整嵌入；无字体替换、小标宋/仿宋_GB2312缺失
2. 版心与页边距：A4、上37/下35/左28/右26mm；首页红头、标题、题注位置不变
3. 正文：首行缩进、行距、段落换行、总页数与源文档一致
4. 层级序号、落款、成文日期、版记、页码位置无漂移
5. 浮动元素：红头分隔线、公章图片、文本框、表格无移位、拉伸
6. 文种专属：公报/公告/通告无多余主送机关；会议公报题注位置正确
7. 输出属性：无多余水印、可打印权限、无压缩失真；OFD符合党政电子公文规范

执行步骤：
① 排查高风险项（字体未嵌入、浮动对象、自动编号、网格行距冲突）
② 给出Word/WPS正确导出PDF操作路径
③ 区分普通PDF与正式报送OFD的不同要求
④ 输出整改清单+定稿交付规范

待校验信息：
文种：
源文件软件：Word / WPS
固化格式：PDF / OFD
是否红头、是否含公章/图片/表格：
交付场景：内部传阅 / 对外公开 / 向上报送（电子公文系统）

二、标准完整版（正式报送、单位模板验收、信创系统首选）

任务：按照 GB/T 9704-2012 开展公文【PDF/OFD固化版式全流程校验】，解决“源文档正常、打印/别人打开换行错位、字体变样、红头偏移”问题。
适用文种：公报、公告、通告、通知、决定、报告、请示等全部法定公文。

一、核心原理（AI必须遵守）
docx/WPS文档是**可编辑动态版式**；PDF/OFD是**静态固化版式**。
跑版根源：字体未嵌入、浮动对象锚点丢失、网格与行距冲突、不同渲染引擎解析差异、导出时过度压缩。
对外正式报送、长期存档、电子公文系统优先 **OFD**；日常传阅可使用标准PDF；严禁直接发送docx作为定稿。

二、完整校验清单（逐条核查）
1. 字体合规校验
- 公文字体：方正小标宋简体、仿宋_GB2312、黑体、楷体_GB2312
- 导出时**必须嵌入全部字体**；禁止依赖系统字体库渲染
- 禁止Calibri、微软雅黑、WPS专属字体；禁止导出后自动替换黑体
- 检查：标题宽度、换行位置、字符间距与源文档完全一致

2. 页面与版心校验
- 纸张A4；页边距上3.7cm、下3.5cm、左2.8cm、右2.6cm
- 首页红头、发文机关标志、红色分隔线、标题、题注（会议公报）位置不变
- 总页数、分页位置与源文档完全一致；无莫名新增空白页
- 版记必须落在最后一页版心内，不单独甩到空白页

3. 正文与段落校验
- 三号仿宋_GB2312；首行缩进2字符；换行位置不变
- 层级序号：一、（一）1.（1）位置、标点规范；**禁止依赖自动多级列表**
- 无异常孤行、寡行；段前段后间距无变化

4. 落款、版记、页码校验
- 发文机关署名、成文日期位置不变；日期阿拉伯数字规范
- 版记文字、抄送、印发机关、印发日期位置稳定
- 页码：四号半角宋体；单页码居右空一字，双页码居左空一字；版记页不显示多余页码

5. 图形与签章校验（最高发风险点）
- 红头分隔线尽量用段落底框，少用浮动形状
- 公章、照片、图表使用**嵌入型环绕**，禁用浮于文字上方/下方
- 图片导出不拉伸、不失真、不位移；避免透明背景异常渲染

6. 导出参数与权限校验
- PDF：使用“高质量打印”设置，不压缩文字、不降低图片分辨率
- 禁止自动添加广告水印、页码水印、文档标签
- 如需保密管控，可设置打印权限；公开公报/公告一般不加密

三、两种格式差异化要求
【PDF（日常传阅、对外公开）】
- 导出方式：Word/WPS选择【另存为PDF】，不要虚拟打印机简易导出
- 勾选：嵌入字体、高质量打印；不压缩文本
- 适用：微信、OA普通传阅、对外网站发布公报、公告、通告

【OFD（党政电子公文系统报送、正式存档、涉密/重要上行文）】
- 不使用普通PDF替代OFD；遵循地方政务电子公文标准
- 支持签章、验签、元数据归档；版式永久固定，跨信创系统无跑版
- 红头、版头、版记、电子签章在OFD内位置锁定；不依赖第三方字体

四、标准化导出操作指令
Word导出PDF：文件→另存为→PDF→选项→勾选【嵌入字体】、【高质量打印】；不勾选“符合无障碍标准”等多余选项。
WPS导出PDF：输出为PDF→高级设置→嵌入所有字体、打印质量最高；关闭智能压缩文字。
OFD生成：使用政务统一电子公文工具/信创套件生成，不通过PDF二次转换OFD。

五、输出规则
1. 先判定风险等级（低/中/高），列出所有会导致打印、传阅跑版的问题
2. 区分“源文档本身错误”和“导出设置错误”
3. 给出Word/WPS标准导出步骤
4. 明确交付场景该用PDF还是OFD
5. 输出最终交付规范，可直接下发排版人员

待校验文档信息：
文种：
源文件软件：Word / WPS
目标固化格式：PDF / OFD
用途：内部传阅 / 网站公开 / 政务系统报送 / 纸质打印
是否含红头、电子公章、表格、图片：

三、质控・定稿交付终极校验版（对外发文、上报材料、存档用）

任务：公文定稿【PDF/OFD最终交付校验】，杜绝一切版式漂移；严格执行 GB/T 9704-2012。
红线（存在任一问题必须退回整改，禁止对外交付）：
❌ 导出时未嵌入字体，打开后标题字体自动替换
❌ 红头分隔线、公章、图片使用浮动环绕，跨设备位移
❌ 依赖自动多级列表，导出后序号错位
❌ 源文档行距为多倍行距、勾选“对齐到网格”，跨软件分页不一致
❌ 版记被挤到空白单独一页
❌ 使用简易虚拟打印导出PDF，文字被过度压缩、轻微变形
❌ 正式政务报送使用PDF替代OFD
❌ 公报/公告/通告模板残留主送机关占位文字

标准化定稿流程：
1. 在源软件执行：清理多余分页符、多余手动空行；固定28磅行距；关闭对齐网格；字体统一；浮动对象改为嵌入型
2. 双向预览：Word打开→WPS打开，核对页数、换行、落款
3. 按场景导出PDF/OFD，**导出后必须再次打开预览全文档**，对比源文档首页、落款、版记、分页
4. 纸质发文：用固化PDF直接打印，不再编辑docx
5. 电子报送：系统支持OFD优先OFD；对外公开同步发布PDF；源docx作为编辑底稿存档

输出要求：
① 风险问题清单+逐条整改动作
② Word/WPS标准导出操作
③ 明确交付格式建议
④ 可直接复制的交付说明，附给经办人

四、极简记忆口诀（可嵌入所有公文提示词）

docx 是草稿，PDF/OFD 才是定稿
不嵌入字体 = 迟早跑版；浮动对象 = 定时位移炸弹
普通传阅用 PDF；政务报送、长期存档优先 OFD
导出后必须再打开全文档比对，不要只看源文件
打印一律用固化版式文件，禁止直接打印 docx

五、全套公文 AI 提示词完整闭环汇总（按工作顺序）

公报 vs 公告 vs 通告文种区分提示词
党政机关公文【公报】标准起草提示词
红头版式标注提示词（适配 Word 公文排版）
AI 一键生成 Word 样式集设置指令
WPS 与 Word 公文格式差异校验提示词
公文 PDF/OFD 固化版式校验提示词

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